EersteDagsMelding (EDM)

Alleen nieuwe werknemers vooraf melden bij de Belastingdienst als u bent aangewezen door uw inspecteur.

De Eerstedagsmelding (EDM) is per 1 juli 2006 ingevoerd. Voor alle nieuwe werknemers die vanaf juli 2006 voor u gingen werken moest u uiterlijk op de dag voor dat de werkzaamheden begonnen een EDM aan de Belastingdienst zenden.

Vanaf 2009 is deze generieke EDM vervallen. Formeel bestaat de EDM nog wel, maar alleen die werkgevers die bij beschikking door de inspecteur zijn aangewezen zijn nog verplicht een EDM in te zenden voor hun nieuwe werknemers. Heeft u niet zo'n beschikking van uw inspecteur ontvangen dan hoeft u dus geen EDM meer in te zenden.

Onderstaand geven wij praktische informatie die u kunt gebruiken als u door de inspecteur bent aangewezen om EDM's in te zenden.

Elektronisch aanleveren

Bent u verplicht door de inspecteur om EDM's in te sturen dan moet op elektronische wijze aan de Belastingdienst worden aangeleverd.

De aanlevering mag gebeuren via aangifte- of administratiesoftware. U kunt als werkgever ook gebruik maken van het beveiligde deel van de internetsite van de Belastingdienst. U moet dan inloggen op uw persoonlijk domein en daar de rubriek ‘ Opgaaf elektronische eerstedagsmelding’ invullen en naar de Belastingdienst sturen. Alleen als u ook voor het indienen van de aangifte loonheffingen een ontheffing heeft gekregen voor het elektronische indienen, heeft u automatisch ook een ontheffing voor het op elektronische wijze aanleveren van de EDM. Ook dan moet u er voor zorgen dat de EDM bij de Belastingdienst is ontvangen vóór de aanvang van de werkzaamheden.

Vooraf verplicht

Over het tijdstip waarop de EDM moet worden toegezonden kan enige verwarring ontstaan. Is het voor aanvang van de dienstbetrekking? Of voor aanvang van de werkzaamheden? Volgens de letterlijke tekst van de Wet moet de EDM aan de inspecteur zijn verstrekt voor de datum van de aanvang van de werkzaamheden. Er is geen termijn genoemd. Dit betekent dat u dus ruim van tevoren de EDM al kunt versturen. Omdat de EDM verplicht elektronisch moet worden aangeleverd betekent het verzenden van de EDM praktisch ook het verstrekken aan de inspecteur. Als een werknemer meteen begint met werken dan kan de EDM niet worden ingediend voor de eerste werkdag. In dat geval moet u de EDM inzenden voor de werknemer begint met werken.

Bij de EDM moeten de volgende gegevens worden aangeleverd:

het loonheffingennummer van de inhoudingsplichtige;
het sociaal-fiscaalnummer van de werknemer of, bij het ontbreken daarvan, een uniek personeelsnummer;
de geboortenaam van de werknemer;
de geboortedatum van de werknemer;
de datum van aanvang van de werkzaamheden.

Let op! De naam van de werknemer bestaat uit meerdere velden. Voorletters en voorvoegsel(s) moeten apart worden vermeld. Verder moet het significante deel van de achternaam worden vermeld. Dit is de geboortenaam waarmee de werknemer in de GBA bekend is.

Nog geen sofi-nummer

Het komt regelmatig voor dat een werknemer vanuit het buitenland in Nederland komt werken. In dat geval moet de werknemer eerst zelf een sofi-nummer aanvragen bij de Belastingdienst. In dat geval kunt u in de EDM volstaan met een personeelsnummer. Dit personeelsnummer moet vanzelfsprekend wel uniek zijn voor die werknemer. Heeft u later wel de beschikking over het sofi-nummer, dan hoeft u de EDM niet te wijzigen. U vermeldt het sofi-nummer wel in de Loonaangifte.

EDM niet voor bestaande werknemers

Voor uitkeringsgerechtigden en voor artiesten geldt geen EDM verplichting. Als een werknemer bij u uit dienst gaat en op een later moment weer in dienst komt moet u de werknemer wel weer aanmelden. Let u bij oproepkrachten dus goed op. Als de dienstbetrekking blijft bestaan hoeft u niet telkens een nieuwe EDM te verstrekken. Wordt iedere keer opnieuw een dienstbetrekking aangegaan dan moet u wel iedere keer een EDM inzenden.

U kunt een ingediende EDM niet intrekken. Als u er achter komt dat u een fout heeft gemaakt in een eerder ingediende EDM, dan moet u een nieuwe EDM inzenden. Deze EDM overschrijft als het ware de eerste EDM. Als blijkt dat u een EDM heeft verzonden maar de werknemer komt toch niet bij u werken, dan hoeft u niets te doen. Ook als een werknemer uit dienst gaat hoeft u niets te doen. U vermeldt de datum van het einde van het dienstverband in de Loonaangifte.

Boete

Als u een EDM niet, onjuist of te laat verstrekt aan de Belastingdienst dan kunt u een verzuimboete krijgen van maximaal € 1.134. Let dus goed op dat u bijvoorbeeld wel de juiste datum van aanvang van de werkzaamheden vermeld.

Al tijdens de sollicitatieprocedure kunt u de benodigde gegevens uitvragen bij de toekomstige werknemer.